Kita akan bicarakan tugas bendahara dalam lingkup yang tidak terlalu besar. Prinsip dasarnya sama saja. Seorang bendahara dipercaya anggota untuk memegang sejumlah uang milik bersama. Dan untuk keperluan bersama.

Bendahara dititipkan amanah. Melakukan tarikan iuran wajib anggota. Memastikan setiap pengeluaran dan pemasukan kas sesuai dengan anggaran. Membuat catatan bendahara — pembukuan uang kas. Pokoknya selalu hadir dalam setiap urusan transaksi — bayar-membayar.

Juga penting. Membuat laporan pertanggungjawaban yang jelas dan transparan setiap kali ada kegiatan atau pengeluaran anggaran — dalam jumlah besar.

Segala macam bukti transaksi seperti nota pembayaran, kwitansi, struk belanja, bukti transfer dan lainnya. Harus ada.

Dalam suatu organasasi yang sudah besar — perusahaan misalnya. Kwitansi tanpa adanya materai 6000. Dianggap tidak sah.

Tidak sulit sebenarnya. Tugas bendahara ini. Jika dijalankan dengan benar-benar amanah — menjaga kepercayaaan yang diberikan dengan sungguh-sungguh.

Tidak menggunakan uang kas untuk kepentingan diluar dari yang telah disepakati bersama. InsyaaAllah aman.

Karna hal ini yang paling sering menjerumuskan.

Apalagi kalau uang yang dipegang itu jumlahnya banyak. Perkiraan butuh dana keluar pun masih lama. Ya sudah. Gak ada yang tahu. Bisa lah dipakai satu-dua bulan. Tanpa izin dari anggota.

Secara prinsip, ini jelas perbuatan yang salah. Mengambil suatu manfaat dari barang — apapun — yang dititipkan orang lain pada kita. Tidak halal.

Apalagi kalau sampai memanipulasi anggaran. Jelas tidak halal.

Disinilah integritas seorang bendahara diuji.

pexels.com/Alexander Mils

Berharap imbalan lebih?

Harusnya dari awal diangkat sebagai bendahara sudah ada kesepakatan bersama. Tentang komisi sebagai bendahara. Harusnya sudah dihitung lah — kalau memang ada. Kalau tidak ada? Ikhlaskan. InsyaaAllah pahala.

Jadi sudahlah. Lupakan segala hal bisikan untuk memperkaya diri sendiri. Ingat! Pertanggungjawaban kita di akhirat kelak. Jalankan saja sesuai amanah yang dititipkan pada kita.

Sekiranya uang yang dipegang bendahara ternyata hilang. Gimana? Seorang bendahara sebenarnya tidak wajib menggantinya.

Dengan catatan :

  • Secara hitung-hitungan di pembukuan sudah benar.
  • Tidak ada pelanggaran apapun.
  • Semua bukti transaksi ada.
  • Hilangnya bukan karna kelalaian dari bendahara.
  • Tugas sudah dijalankan sesuai prosedur.

Maka tidak mengapa. Aman.

Jadi, mudah kan menjadi bendahara?

Terkadang banyak teman-teman yang takut. Nanti kalau hilang gimana. Kalau uangnya kurang harus nombokin. Merasa tanggung jawabnya berat.

Padahal tidak juga. Asal mengerti saja. Apa yang jadi tugas dan kewajibannya sebagai bendahara.

Lalu,

Seperti apa Tugas Seorang Bendahara?

Mari kita bahas satu per satu. Sebenarnya saya itu malas menulis yang rumit-rumit. Kita gunakan bahasa yang santai saja ya. Mudah-mudahan bisa dipahami.

Penjelasan di atas sudah cukup menggambarkan secara umum. Dibawah ini hanya sekedar penjelasan tambahan saja.

Jika Anda tertarik, monggo disimak.

1. Menyusun Rencana Anggaran

Menyusun rencana anggaran ini erat kaitannya dengan program kerja yang akan dilakukan. Jadi harus ditentukan dulu. Selama satu periode kedepan mau ada pengeluaran apa saja. Mau adakan kegiatan apa saja. Dana operasional harian atau bulanan berapa.

Disusun sedemikan rupa.

Intinya harus didapat berapa perkiraan anggaran dana yg dibutuhkan kedepan.

Ini poin yang pertama, masalah pengeluaran.

Juga harus direncanakan kembali anggaran tahun sebelumnya apakah dilanjutkan, dikurangi atau disudahi. Karna mungkin ada program yang lebih baik — diperiode yang sekarang. Dan anggarannya mau disalurkan kesana. Boleh.

Atau sebaliknya program tahun ini yang dikurangi. Karna pertimbangan masih ada program sebelumnya yang memang harus diselesaikan — sampai periode yang sekarang.

Kemudian berikutnya.

Poin kedua, tentukan sumber pemasukan.

Kira-kira dari mana saja. Apakah dari kas sebelumnya masih ada dana sisa? Yang bisa digunakan untuk mendukung program-program periode yang sekarang.

Kemudian di-review kembali. Apa dengan sistem pemasukan sebelumnya sudah efektif. Untuk membiayai program-program yang direncanakan. Minus kah? Atau surplus? Lakukan evaluasi.

Lalu tentukan untuk periode sekarang ini bagaimana sistem iuran wajib anggota — nominal dan sebagainya. Tetapkan bersama. Harapannya tidak ada anggota yang merasa diberatkan.

Masih adakah sumber lain selain iuran wajib? Misal, dana sponsor, dana usaha organisasi, atau lainnya. Yang bisa menjadi pemasukan tambahan.

Atau misal ada perwakilan organisasi yang memenangkan perlombaan atau kompetisi. Dan hadiahnya sebagian masuk ke kas. Gimana? Ini juga harus dibuat kesepakatan bersama. Sejak dari awal.

Nah, hasilnya nanti akan ada muncul aturan-aturan tentang anggaran pemasukan. Begitu juga dengan anggaran pengeluaran. Ada RAPBO (Rencana Anggaran Pengeluaran Belanja Organisasi).

Poin ketiga, lakukan penyesuaian rencana anggaran.

pixabay.com/stevepb

Idealnya, sumber pemasukan harus bisa meng-cover seluruh rencana program yang akan dijalankan kedepan. Makanya harus ada program dulu. Baru bisa tentukan iuran.

Kita berharapnya tentu ada kelebihan dana — diakhir periode nantinya. Yang bisa disimpan — digunakan — untuk periode berikutnya.

Kalau ternyata dipertengahan mengalami kekurangan dana. Berarti ada yang salah antara rencana anggaran dan realisasinya. Bendahara harus bisa mengatur aliran dana keluar dan masuk sebaik mungkin.

Juga semisal ternyata ada kegiatan yang dirasa perlu. Tapi pada saat menyusun rencana anggaran belum masuk. Maka, harus ada kesepakatan lagi. Kira-kira anggaran mana yang bisa dikurangi. Atau mencari cara untuk dapat sumber pemasukan baru.

2. Membuat Pembukuan

Mencatat setiap segala transaksi uang masuk dan uang keluar. Sebisa mungkin buat pembukuan yang mudah dibaca oleh rekan Anda atau anggota yang lain. Cantumkan informasi dengan lengkap.

tugas bendahara dalam organisasi membuat pembukuan

pexels.com/pixabay

Pembukuan ini biasanya dibuat untuk jangka waktu satu periode. Bisa sebagai bahan evaluasi harian. Memudahkan bendahara untuk memonitor lancar atau tidaknya kondisi keuangan sampai saat ini.

Jika kondisi uang semakin menipis, jadinya langsung ketahuan. Bisa segera dilakukan evaluasi. Apakah mau dilakukan penyesuaian anggaran terhadap kegiatan-kegiatan yang akan berjalan. Atau cari sumber pemasukan lain.

Membuat semacam bukti tanda terima — jika dirasa perlu. Semisal Anda memberikan sejumlah anggaran dana kepada rekan Anda untuk mengelola suatu kegiatan. Catat. Buatlah tanda terima. Bahwasanya uang tersebut memang sudah diberikan.

Kegiatan pembukuan ini juga meliputi yang bentuknya selain dari uang. Seperti barang-barang inventaris atau aset yang masih memiliki nilai jual. Ini juga harus dicatat.

Semisal untuk mendukung suatu kegiatan tertentu dibutuhkan HT (Handy Talkie) — alat komunikasi radio . Beli pakai uang kas. Maka ini menjadi aset. Kemudian hari masih bisa digunakan.

3. Membuat Laporan Pertanggungjawaban

Setiap kali selesai melaksanakan suatu kegiatan. Maka bendahara dan penanggungjawab kegiatan wajib membuat laporan. Tentang anggaran yang telah digunakan. Sesuai dengan budget kah. Atau ada penyesuaian.

Secara rinci harus dijabarkan. Biasanya melibatkan beberapa seksi — jika ada kepanitian. Masing-masing melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti-bukti transaksi.

pixabay.com/rawpixel

Bukti transaksi disini penting. Untuk meminimalisir adanya penggunaan anggaran atas kepentingan perorangan. Karna bahkan dengan ada bukti transaksi saja masih bisa ada manipulasi.

Dengan adanya bukti-bukti transaksi kita juga bisa menjadi lebih mudah untuk mengaudit setiap data keuangan yang diterima. Disitu juga tercantum rincian biaya harga per satuan. Tanggal pembayaran. Atau keterangan-keterangan lainnya. Jadi bisa sangat membantu tugas bendahara.

***

Kesimpulan

Organisasi yang sehat bisa dilihat dari seperti apa kondisi manajamen keuangannya. Maka tugas seorang bendahara menjadi vital. Sebaik-baik apapun gagasan yang sudah direncanakan tim kepanitiaan. Jika tidak ada sumber dana yang cukup, maka kegiatan tidak akan berjalan.

Saya mengajak teman-teman yang sekiranya sedang atau akan ditugaskan menjadi bendahara. Dimanapun. Berusahalah untuk tetap amanah dan bersikap jujur. Dari semua penjelasan diatas, sebenarnya inilah modal yang sangat penting bagi seorang bendahara.

Saya yakin ada pengalaman berharga yang bisa Anda dapatkan nantinya setelah menjadi bendahara. Yang juga akan bermanfaat untuk kehidupan Anda sehari-hari.

Ada tanggapan?

Silahkan diskusi di kolom komentar.